Zahlungserinnerungen

Späte Zahlungen gehören zu den größten Cashflow-Problemen in Dienstleistungsunternehmen. Mit den automatischen Erinnerungsketten von Effici schickst du Nachfass-E-Mails nach einem festen Plan und wirst schneller bezahlt, ohne jedem Fall manuell hinterherzulaufen.

So funktionieren Erinnerungen

Sobald eine Rechnung überfällig ist, also ihr Fälligkeitsdatum überschritten wurde, kann Effici automatisch Erinnerungsmails an den Kunden versenden. Jede Erinnerung kommt von deiner E-Mail-Adresse und enthält das Rechnungs-PDF im Anhang.

Erinnerungsfolge einrichten

  1. Gehe zu Einstellungen -> Rechnungen -> Zahlungserinnerungen
  2. Aktiviere Erinnerungen
  3. Lege die einzelnen Schritte an:
    • Tage nach Fälligkeit - wann gesendet werden soll, z. B. nach 1, 7 oder 14 Tagen
    • Betreff - die Mail-Betreffzeile
    • Nachricht - der Mailtext; Variablen wie {{client_name}}, {{invoice_number}}, {{amount_due}} und {{due_date}} werden ersetzt

Du kannst so viele Schritte anlegen, wie du brauchst. Eine typische Folge sieht so aus:

  • Tag 1: Freundliche Erinnerung
  • Tag 7: Zweite Erinnerung
  • Tag 14: Deutlicher Hinweis
  • Tag 30: Letzte Nachricht vor weiterer Eskalation

Verfügbare Variablen

Diese Variablen kannst du in Erinnerungsmails verwenden:

| Variable | Ausgabe | | -------------------- | --------------------------------------- | | {{client_name}} | Firmenname des Kunden | | {{invoice_number}} | Rechnungsreferenz, z. B. INV-0042 | | {{amount_due}} | Offener Betrag | | {{due_date}} | Fälligkeitsdatum der Rechnung | | {{days_overdue}} | Anzahl der Tage seit der Fälligkeit |

Erinnerungen pausieren oder stoppen

Wenn ein Kunde bezahlt hat oder gerade ein Streitfall läuft:

  • Erinnerungen stoppen - markiere die Rechnung als In Klärung, dann pausieren alle Erinnerungen für diese Rechnung
  • Als bezahlt markieren - nach Zahlungseingang stoppen Erinnerungen automatisch

Du kannst Erinnerungen auch für eine einzelne Rechnung deaktivieren, ohne andere Fälle zu beeinflussen.

Manuelle Erinnerung senden

Zusätzlich zur automatischen Folge kannst du jederzeit eine einzelne Erinnerung senden:

  1. Rechnung öffnen
  2. Auf Erinnerung senden klicken
  3. Nachricht prüfen und anpassen
  4. Senden

Erinnerungshistorie ansehen

Jede Rechnung zeigt die komplette Historie - wann welche Erinnerung versendet wurde und welchen Status sie hatte, etwa gesendet, geöffnet oder geklickt. So siehst du sofort, ob der Kunde die Rechnung wahrgenommen hat.

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