Partnerverwaltung

In Effici ist "Partner" der Sammelbegriff für alle externen Kontakte, mit denen du arbeitest - Kunden, Lieferanten, Subunternehmer und Ansprechpartner. Partnerdatensätze sind die Basis deiner kaufmännischen Dokumente: Jedes Angebot, jeder Auftrag und jede Rechnung ist mit einem Partner verknüpft.

Partner anlegen

  1. Gehe zu Partner und klicke auf Neuer Partner
  2. Wähle den Typ:
    • Kunde - Unternehmen oder Personen, denen du Rechnungen stellst
    • Lieferant - Anbieter, die du bezahlst, zum Beispiel für Ausgaben
  3. Trage die Daten ein:
    • Firmenname und juristischer Name, falls abweichend
    • Adresse (wird auf Rechnungen genutzt und sollte zur Rechnungsadresse des Kunden passen)
    • MwSt.-Nummer (relevant für B2B-Rechnungen in umsatzsteuerpflichtigen Ländern)
    • Zahlungsbedingungen (Standard für Rechnungen dieses Kunden)
    • Währung, falls sie von deinem Standard abweicht

Kontakte hinzufügen

Jeder Partner kann mehrere Kontakte haben - also einzelne Personen im Unternehmen:

  • Name, E-Mail, Telefon
  • Rolle, z. B. Finanzen oder Projektverantwortung
  • Kennzeichnung, welcher Kontakt Rechnungen erhalten soll

Wenn du ein Angebot oder eine Rechnung sendest, verwendet Effici standardmäßig die E-Mail des primären Kontakts.

Partner per CSV importieren

Wenn du aus einem anderen System wechselst, kannst du Partner gesammelt importieren:

  1. Gehe zu Partner -> Import
  2. Lade die CSV-Vorlage herunter
  3. Fülle deine Partnerdaten aus
  4. Datei hochladen und Spalten zuordnen
  5. Import prüfen und bestätigen

Der Import unterstützt Firmenname, Adresse, MwSt.-Nummer, Zahlungsbedingungen und Kontaktdaten. Dubletten werden über Firmenname und MwSt.-Nummer erkannt.

Partner in Dokumenten nutzen

Sobald Partner angelegt sind, stehen sie bei der Erstellung von folgenden Dokumenten zur Auswahl:

  • Angebote
  • Aufträge
  • Rechnungen
  • Projekte

Adresse, MwSt.-Nummer und Zahlungsbedingungen werden automatisch übernommen. Du musst nichts doppelt eingeben.

Bearbeiten und archivieren

Partnerdaten lassen sich jederzeit ändern. Die Anpassungen gelten für neue Dokumente. Bereits erstellte Dokumente behalten die Daten, mit denen sie angelegt wurden.

Partner, mit denen du nicht mehr arbeitest, kannst du archivieren. Archivierte Partner erscheinen nicht mehr in Auswahllisten, die Historie bleibt aber erhalten.

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