Angebot in Rechnung umwandeln

Effici folgt einem klaren kaufmännischen Ablauf: Angebot -> Auftrag -> Rechnung. Jede Stufe zeigt, wo du im Kundenprozess stehst. Beim Umwandeln wandern alle Daten automatisch mit.

Der dreistufige Ablauf

Angebot

Der erste Vorschlag an den Kunden. Enthalten sind Positionen, Preise, MwSt. und Zahlungsbedingungen. Siehe Angebot erstellen.

Auftrag

Entsteht, sobald der Kunde das Angebot annimmt. Der Auftrag ist deine interne Bestätigung, dass die Zusammenarbeit startet. Du kannst direkt ein Projekt mit dem Auftrag verknüpfen und Zeit sowie Kosten erfassen.

Rechnung

Wird aus dem Auftrag erzeugt, wenn du abrechnen willst. Positionen, MwSt.-Sätze und Zahlungsbedingungen werden aus dem ursprünglichen Angebot übernommen.

Angebot in einen Auftrag umwandeln

  1. Öffne das Angebot unter Finanzen -> Angebote
  2. Prüfe, dass der Kunde zugestimmt hat
  3. Klicke auf In Auftrag umwandeln
  4. Optional ein Projekt verknüpfen (empfohlen, damit Zeiterfassung und GuV verfügbar sind)
  5. Der Angebotsstatus wechselt zu Angenommen und der Auftrag wird erstellt

Rechnung aus einem Auftrag erstellen

  1. Öffne den Auftrag unter Finanzen -> Aufträge
  2. Prüfe die Positionen - du kannst vor dem Rechnungsversand noch Positionen hinzufügen, ändern oder entfernen
  3. Wenn der Auftrag erfasste Zeit enthält, klicke auf Erfasste Zeit hinzufügen, damit abrechenbare Stunden automatisch als Positionen übernommen werden
  4. Klicke auf Rechnung erstellen
  5. Rechnungsdatum und Fälligkeit festlegen
  6. Senden oder herunterladen

Teilrechnungen

Aus einem Auftrag kannst du mehrere Rechnungen erstellen. Das ist praktisch für Meilensteine oder Abschlagszahlungen. Jede Rechnung wird gegen die Auftragssumme geführt, damit du siehst, was bereits berechnet wurde und was noch offen ist.

MwSt. auf Rechnungen

Die MwSt. wird pro Position anhand des Satzes berechnet, der im Angebot hinterlegt wurde. Wenn du vor dem Rechnungsversand noch anpassen musst - etwa weil sich der Steuersatz geändert hat - bearbeitest du die Positionen im Auftrag, bevor du die Rechnung erzeugst.

Rechnungsnummern

Rechnungen werden fortlaufend nummeriert. Verwendet wird das Präfix aus Einstellungen -> Rechnungen, zum Beispiel INV-0042. Die Nummer wird bei der Erstellung vergeben und später nicht mehr geändert.