Projektmanagement
Kundenprojekte steuern.Zahlen laufend im Blick behalten.
Effici bringt Budget, erfasste Zeit, Kosten und Marge in dieselbe Projektansicht, damit du Abweichungen früh erkennst und vor der Abrechnung reagieren kannst.
Das Problem
Der Stand eines Projekts lässt sich schwer beurteilen, wenn Budget, Zeit und Abrechnung getrennt laufen.
Stunden in einem Tool, Kosten in einem anderen, Budget in einer Tabelle. Wenn du alles zusammensetzt, ist das Projekt oft schon weiter.
Kein gemeinsamer Projektblick
Zeit, Kosten und Rechnungen liegen in verschiedenen Systemen. Eine brauchbare Projektübersicht kostet mehr Aufwand als nötig.
Budgets werden gesetzt und dann vergessen
Das vereinbarte Budget wird einmal notiert und erst kurz vor der Rechnung wieder geprüft. Dann bleibt wenig Zeit zum Gegensteuern.
Teamzeit und Marge hängen nicht zusammen
Stunden werden gebucht, aber was sie mit der Marge machen, sieht das Team oft erst viel später.
So funktioniert's
Eine Projektansicht auf Basis echter Zahlen.
Projekt direkt aus Angebot oder Auftrag anlegen
Starte vom kaufmännischen Vorgang aus, damit das Projekt mit dem richtigen Umsatzrahmen beginnt und keine zweite manuelle Erfassung braucht.
- Mit vorhandenem Angebot oder Auftrag verknüpfen
- Umsatzbudget aus der Auftragssumme übernehmen
- Start- und Enddatum festlegen
Team mit Verrechnungs- und Kostensätzen hinterlegen
Für jede Person lassen sich Verrechnungssatz und Kostensatz pflegen. Effici nutzt beide Werte in derselben Projektansicht.
- Verrechnungs- und Kostensätze pro Person
- Rollen im Team erfassen
- Sätze fließen in die Projekt-GuV ein
Budget und Marge während der Arbeit verfolgen
Sobald Zeit und Kosten dazukommen, aktualisiert sich das Projekt-Dashboard. So vergleichst du Ist und Plan während der Arbeit statt erst danach.
- Gebuchte vs. budgetierte Stunden
- Realisierter Umsatz vs. Umsatzbudget
- Kosten und aktuelle Marge an einem Ort
Direkte Kosten im selben Projekt erfassen
Reisen, Fremdleistungen, Software und Material bleiben direkt am Projekt statt in einer separaten Ausgabenliste zu verschwinden.
- Ausgaben, Material und Fremdleistungen
- Jeder Eintrag aktualisiert die Projekt-GuV
- Kosten als weiterberechenbar markieren
Erste Schritte
Projekt aufsetzen und aktuell halten.
Projekt anlegen
Vom Auftrag aus starten oder das Projekt direkt anlegen und die Budgetgrundlagen festlegen.
Team zuweisen
Die beteiligten Personen mit Verrechnungs- und Kostensätzen hinzufügen.
Projektansicht prüfen
Wenn Zeit und Kosten dazukommen, zeigt das Dashboard den aktuellen Stand.
Für wen
Gemacht für Dienstleister mit Kundenprojekten.
Kreativagenturen
Festpreisprojekte im Blick behalten, ohne bis zum Monatsende auf ein sauberes Margenbild zu warten.
Beratungen
Für jedes Mandat sehen, wie es läuft, ohne Projekt-, Zeit- und Finanzdaten händisch zusammenzuführen.
Freelancer und kleine Studios
Lieferarbeit und kaufmännische Seite an einem Ort halten und weniger Zeit in Tabellenpflege stecken.
Verwandte Funktionen
Wird oft zusammen genutzt.
Projektbudgetierung
Projektbudgets, die an der echten Arbeit hängen.
Umsatz-, Kosten- und Margenziele festlegen und direkt mit den aktuellen Projektdaten vergleichen.
Mehr erfahren →Zeiterfassung
Erfasste Stunden bleiben am Projekt.
Zeiteinträge fließen ohne zweiten Abgleich in Projektübersicht, Marge und Abrechnung ein.
Mehr erfahren →Projekt-Reporting
Reports auf Basis derselben Projektdaten.
Projekt-GuV, Auslastung und Forderungen entstehen aus der bereits erfassten Arbeit.
Mehr erfahren →FAQ
Häufige Fragen.
Was ist Projektmanagementsoftware für Dienstleistungsunternehmen?
Projektmanagementsoftware für Dienstleistungsunternehmen hält Kundenarbeit, Budgets, erfasste Zeit, Kosten und Rentabilität zusammen. Effici ist für Agenturen, Beratungen, Studios und ähnliche Teams gedacht, die pro Projekt einen belastbaren finanziellen Blick brauchen.
Kann ich sehen, ob ein Projekt das Budget überschreitet?
Ja. Das Projekt-Dashboard zeigt gebuchte vs. budgetierte Stunden, angefallene Kosten vs. Kostenbudget und die aktuelle Marge im Verlauf der Arbeit.
Ersetzt Effici mein Projektmanagement-Tool?
Effici konzentriert sich auf die kaufmännische Seite des Projektmanagements: Budgets, Kosten, Zeit und GuV. Es ist kein Aufgaben-Manager. Viele Teams nutzen es zusätzlich zu Tools wie Linear oder Notion.
Können mehrere Personen Zeit auf dasselbe Projekt buchen?
Ja. Du kannst beliebig viele Teammitglieder hinzufügen. Ihre Zeiteinträge fließen in dieselbe Projektansicht und denselben Rechnungsvorschlag.
Wie verbindet Effici Projekte mit Rechnungen?
Jeder Zeiteintrag kann als abrechenbar oder nicht abrechenbar markiert werden. Wenn Arbeit fakturiert werden soll, zeigt Effici die noch nicht berechneten abrechenbaren Stunden im Rechnungsvorschlag.