Definition
Abrechenbare Stunden
Abrechenbare Stunden sind Arbeitsstunden, die für einen Kunden erbracht wurden und ihm gemäß den Vertragsbedingungen in Rechnung gestellt werden können. Nicht abrechenbare Stunden sind Stunden für Arbeit, die nicht fakturiert werden kann oder sollte — interne Meetings, Angebotserstellung, Schulungen oder Arbeit außerhalb des vereinbarten Umfangs.
Warum die Unterscheidung abrechenbar / nicht abrechenbar wichtig ist
Nicht jede für ein Projekt aufgewendete Zeit generiert Umsatz. Interne Status-Calls, Überarbeitungen durch Missverständnisse beim Scope und das Einarbeiten neuer Teammitglieder kosten Zeit, können aber nicht berechnet werden. Die getrennte Erfassung von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Zeiten gibt ein klares Bild der tatsächlichen Projektrentabilität und zeigt, wo nicht abrechenbarer Overhead konzentriert ist.
Wie Zeit korrekt klassifiziert wird
Die Klassifizierung sollte beim Zeiterfassungseintrag erfolgen, nicht erst zur Rechnungszeit. Wenn ein Teammitglied Stunden bucht, sollte es angeben, ob die Arbeit in den vereinbarten Scope fällt. Das ist einfacher, wenn der Projektscope von Anfang an klar dokumentiert ist: Wenn die Auftragsvereinbarung genau festlegt, was enthalten ist, ist die Klassifizierung von Zeit unkompliziert. Überarbeitungen, die durch geänderte Kundenanforderungen entstehen, sind typischerweise abrechenbar; Überarbeitungen durch eigene Fehler des Teams sind es nicht.
Abrechenbare Auslastung: die Schlüsselkennzahl
Die abrechenbare Auslastung ist das Verhältnis von abrechenbaren Stunden zu verfügbaren Gesamtstunden in einem bestimmten Zeitraum. Eine Person, die 40 Stunden pro Woche arbeitet und 28 abrechenbare Stunden bucht, hat eine Auslastung von 70 %. Für die meisten Dienstleistungsunternehmen liegt eine gesunde Auslastungsquote zwischen 60 % und 80 %. Unter 60 % deutet auf zu viel nicht abrechenbaren Overhead hin. Dauerhaft über 80 % ist nicht nachhaltig und führt zu Burnout.
Abrechenbare Stunden in Rechnungen umwandeln
Der praktische Wert der Erfassung abrechenbarer Stunden zeigt sich zur Rechnungszeit. Wenn Stunden während des gesamten Projekts korrekt klassifiziert werden, ist die Rechnungserstellung ein Prüfen-und-Senden-Schritt statt einer Rekonstruktion. Das Abrechnungssystem zeigt die noch nicht fakturierten abrechenbaren Stunden, wendet die vereinbarten Sätze an und erstellt die Positionen. Das reduziert Fehler, beschleunigt die Rechnungsstellung und erleichtert häufigeres Fakturieren.
So hilft Effici
So geht Effici mit abrechenbaren und nicht abrechenbaren Zeiten um
Abrechenbar-Markierung bei jedem Zeiteintrag
Beim Buchen von Zeit in Effici wird jeder Eintrag als abrechenbar oder nicht abrechenbar markiert. Das Projekt-Dashboard trennt beide, damit Gesamtstunden und abrechenbare Stunden gleichzeitig sichtbar sind.
Rechnungsvorschläge aus noch nicht fakturierten abrechenbaren Stunden
Wenn die Rechnung erstellt werden soll, zeigt Effici alle abrechenbaren Stunden, die noch nicht in einer Rechnung für dieses Projekt enthalten sind. Du prüfst den Vorschlag, passt ihn ggf. an und sendest — ohne Stunden manuell in eine Rechnungsvorlage zu übertragen.
Auslastung teamweit sichtbar
Die Reporting-Ansicht zeigt abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden pro Person und Projekt. So lässt sich die Auslastung leicht überwachen und erkennen, wo nicht abrechenbare Zeit konzentriert ist.
Passende Funktionen
Zeiterfassung
Abrechenbare Zeiterfassung pro Projekt.
Stunden buchen und jeden Eintrag als abrechenbar oder nicht abrechenbar klassifizieren. Rechnungsvorschläge ziehen automatisch aus noch nicht fakturierten abrechenbaren Stunden.
Mehr erfahren →Projekt-Reporting
Auslastungs- und Abrechnungseffizienz-Berichte.
Abrechenbare vs. nicht abrechenbare Zeiten pro Person und Projekt sehen. Auslastung teamweit überwachen.
Mehr erfahren →FAQ
Häufige Fragen.
Was gilt als nicht abrechenbare Stunde?
Nicht abrechenbare Stunden umfassen interne Meetings, die nicht durch die Kundenvereinbarung abgedeckt sind, Zeit für Angebote für zukünftige Aufträge, Schulungen und Arbeit außerhalb des vereinbarten Projektscopes. Die genaue Definition hängt von deinen Auftragsvereinbarungen ab — je klarer diese sind, desto einfacher ist die korrekte Klassifizierung von Zeit.
Sollte ich nicht abrechenbare Stunden überhaupt erfassen?
Ja. Nicht abrechenbare Stunden sind echte Kosten der Kundenarbeit. Ihre Erfassung ermöglicht es, die tatsächliche Projektrentabilität zu messen, Overhead zu verstehen und zukünftige Projekte genauer zu bepreisen. Ein Projekt, bei dem 40 % der Zeit nicht abrechenbar ist, ist deutlich weniger profitabel als eines mit 20 % nicht abrechenbarer Zeit, auch wenn die Verrechnungssätze gleich sind.
Wie wirken sich abrechenbare Stunden auf die Projektrentabilität aus?
Abrechenbare Stunden generieren den Umsatz, der sowohl die Kosten der Arbeit als auch den Overhead des Unternehmens abdeckt. Wenn die abrechenbaren Stunden eines Projekts unter dem Budget liegen, ist entweder der Umsatz niedriger als geplant oder die Kosten sind höher — beides reduziert die Marge. Die Echtzeit-Verfolgung abrechenbarer Stunden hilft, diese Abweichung frühzeitig zu erkennen.
Kann ich Stunden nach dem Buchen von nicht abrechenbar zu abrechenbar umklassifizieren?
In den meisten Zeiterfassungssystemen, einschließlich Effici, kannst du den Abrechenbar-Status vergangener Einträge bearbeiten, bevor sie in eine Rechnung aufgenommen wurden. Das ist nützlich, wenn der Scope während eines Projekts neu verhandelt wird oder die anfängliche Klassifizierung falsch war.