Erfasste Zeit abrechnen

Effici verbindet Zeiterfassung direkt mit der Rechnungserstellung. Abrechenbare Stunden, die auf ein Projekt gebucht wurden, tauchen automatisch als Rechnungsvorschläge auf. Du prüfst sie, bestätigst sie und die Rechnung ist versandbereit.

So funktioniert es

Wenn du abrechenbare Zeit auf ein Projekt buchst, führt Effici sie als noch nicht berechneten Umsatz. Sobald du abrechnen willst:

  1. Die Zeiteinträge erscheinen in der Ansicht Rechnungsvorschläge
  2. Du wählst die Einträge aus, die enthalten sein sollen
  3. Effici erzeugt die Rechnungspositionen automatisch
  4. Du prüfst und sendest die Rechnung

Keine manuelle Übertragung, kein Abgleich zwischen verschiedenen Tools.

Direkt aus dem Projekt abrechnen

  1. Öffne das Projekt unter Projekte
  2. Wechsle auf den Tab Zeit
  3. Filtere den Zeitraum, den du abrechnen willst
  4. Wähle die abrechenbaren Einträge aus
  5. Klicke auf Rechnung aus Auswahl erstellen
  6. Effici legt eine Entwurfsrechnung an, in der jeder Zeiteintrag als Position erscheint

Die Positionsbeschreibung stammt aus dem Zeiteintrag. Der Satz kommt aus dem Abrechnungssatz, der für das Teammitglied auf dem Projekt hinterlegt ist.

Aus der Vorschlagsansicht abrechnen

  1. Gehe zu Finanzen -> Rechnungsvorschläge
  2. Dort steht alle noch nicht berechnete abrechenbare Zeit aus allen Projekten
  3. Nach Kunde oder Projekt filtern
  4. Einträge auswählen und auf Rechnung erstellen klicken

Diese Ansicht ist praktisch, wenn du mehrere Projekte für denselben Kunden gesammelt auf einer Rechnung abrechnen willst.

Format der Rechnungspositionen

Standardmäßig wird jeder Zeiteintrag zu einer eigenen Position. Du kannst Einträge aber auch gruppieren:

  • Nach Person - eine Position pro Teammitglied mit den Gesamtstunden
  • Nach Tag - eine Position pro Arbeitstag mit den Stunden
  • Nach Beschreibung - Einträge mit derselben Beschreibung werden zusammengefasst

Wähle die Darstellung, die am besten zu deiner Kundenbeziehung passt.

Festpreis und Time-and-Materials

  • Time-and-Materials - du rechnest die tatsächlichen Stunden zum hinterlegten Satz ab. Das ist der Standard.
  • Festpreis - wenn das Projekt eine feste Vergütung hat, stellst du den Auftragswert in Rechnung. Zeit wird weiterhin für die interne GuV erfasst, erscheint aber nicht auf der Rechnung.

Diese Einstellung legst du beim Anlegen oder Bearbeiten des Projekts fest.

Zeit als abgerechnet markieren

Sobald Zeiteinträge in einer Rechnung enthalten sind, werden sie automatisch als abgerechnet markiert und aus der Vorschlagsansicht entfernt. Löschst du den Rechnungsentwurf, kehren die Einträge in den nicht abgerechneten Status zurück.

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