Für Agenturen
Kundenprojekte steuern.Zahlen immer im Blick.
Effici verbindet Angebote, Projekte, Zeiterfassung, Budgets und Rechnungen an einem Ort — damit Agenturen die Marge in Echtzeit sehen und nicht erst am Monatsende.
Das Problem
Agenturen verlieren Marge, wenn Projektdaten in verschiedenen Tools liegen.
Zeit in einem System, Budgets in einer Tabelle, Rechnungen in einem anderen Tool. Wenn alles zusammengeführt wird, ist das Projekt meist schon über Budget.
Scope-Creep bleibt unbemerkt
Ohne Live-Budgetverfolgung sammeln sich Stunden still an, bis die Marge weg ist und die Rechnung bereits raus ist.
Rechnungsstellung dauert zu lange
Abrechenbare Stunden aus einem Zeittracker in eine Rechnungsvorlage zu übertragen ist fehleranfällig und verlangsamt den Cashflow.
Projektstand ist während der Arbeit unsichtbar
Ob ein Festpreisprojekt finanziell auf Kurs liegt, ist kaum zu erkennen, bis das Projekt fast abgeschlossen ist.
So hilft Effici
Alles, was Agenturen für profitable Kundenarbeit brauchen.
Echtzeit-Projektbudgets auf Basis echter Arbeit
Beim Projektstart ein Budget setzen. Wenn das Team Zeit und Kosten bucht, aktualisiert sich das Projekt-Dashboard automatisch — kein manueller Abgleich nötig.
- Umsatzbudget aus dem unterschriebenen Auftrag
- Ist- vs. Sollstunden auf einen Blick
- Laufende Marge wird in Echtzeit aktualisiert
Zeiterfassung, die direkt in Rechnungen fließt
Jede gebuchte Stunde wird als abrechenbar oder nicht abrechenbar markiert. Wenn die Rechnung ansteht, zeigt Effici die noch nicht berechneten abrechenbaren Leistungen als Rechnungsvorschlag.
- Zeiteinträge pro Projekt
- Klassifizierung abrechenbar / nicht abrechenbar
- Rechnungsvorschläge aus erfassten Zeiten
Angebote und Aufträge vom Start an mit Projekten verknüpft
Aus einem unterschriebenen Angebot in einem Schritt einen Auftrag und ein Projekt erstellen. Der finanzielle Rahmen bleibt an der Arbeit, nicht in einer separaten Tabelle.
- Angebot-zu-Auftrag-Konvertierung
- Projektbudget aus der Auftragssumme
- Kunden- und Positionsdaten werden automatisch übernommen
Projekt-GuV für jedes Engagement
Umsatz, Kosten und Marge für jedes Kundenprojekt einzeln sehen — nicht nur als Gesamtsumme. Erkennen, welche Projekte profitabel sind und welche Aufmerksamkeit brauchen.
- Umsatz, Kosten und Marge pro Projekt
- Abrechenbare Auslastungsquote
- Reporting über das gesamte Portfolio
So funktioniert's
Vom unterschriebenen Angebot zur bezahlten Rechnung in drei Schritten.
Angebot senden, in Projekt umwandeln
Das Angebot erstellen, unterschreiben lassen und in einem Schritt in Auftrag und Projekt umwandeln — Budget bereits gesetzt.
Zeit und Kosten während der Arbeit erfassen
Teammitglieder buchen Stunden und direkte Kosten auf das Projekt. Das Dashboard bleibt während des gesamten Projekts aktuell.
Aus geleisteter Arbeit abrechnen
Den aus abrechenbarer Arbeit erstellten Rechnungsvorschlag prüfen, senden und den Zahlungsstatus verfolgen — alles in Effici.
Für wen
Agenturen jeder Art, die Kundenarbeit leisten.
Digitale Agenturen und Web-Agenturen
Projektabwicklung und Abrechnung bei Retainern, Festpreisprojekten und Zeit-und-Material-Aufträgen verbunden halten.
Kreativ- und Brand-Agenturen
Budgets für Kampagnen- und Branding-Projekte ohne Tabellen im Blick behalten. Rentabilität pro Kunde sehen.
Marketing- und PR-Agenturen
Retainer-Kunden und Ad-hoc-Projekte von einem Ort aus steuern. Aus erfasster Arbeit abrechnen, nicht aus Erinnerungen.
Passende Funktionen
Die Produktbereiche hinter diesem Ablauf.
Projektmanagement
Eine Projektansicht für Budget, Zeit und Kosten.
Das vollständige Finanzbild jedes Kundenauftrags an einem Ort.
Mehr erfahren →Zeiterfassung
Zeit, die in Projekte und Rechnungen fließt.
Stunden auf Projekte buchen und abrechenbare Arbeit ohne Umwege in Rechnungsvorschläge umwandeln.
Mehr erfahren →Projekt-Reporting
GuV und Auslastung aus denselben Daten.
Rentabilität pro Projekt und Teamauslastung ohne separate Berichte sehen.
Mehr erfahren →FAQ
Häufige Fragen.
Ersetzt Effici Projektmanagement-Tools wie Asana oder Linear?
Effici konzentriert sich auf die kaufmännische Seite des Projektmanagements: Budgets, Zeit, Kosten, Rechnungen und Rentabilität. Viele Agenturen nutzen es neben Aufgabentools wie Linear oder Notion. Aufgabenboards oder Gantt-Diagramme sind nicht enthalten.
Können mehrere Teammitglieder Zeit auf dasselbe Projekt buchen?
Ja. Du kannst beliebig viele Teammitglieder zu einem Projekt hinzufügen. Jede Person bucht eigene Stunden, die alle in dieselbe Projektansicht und denselben Rechnungsvorschlag fließen.
Wie geht Effici mit Retainer-Kunden um?
Du kannst wiederkehrende Rechnungen erstellen und Zeit gegen monatliche Retainer-Budgets verfolgen. Das Projekt-Dashboard zeigt in Echtzeit, wie viel des Retainer-Budgets verbraucht wurde.
Ist Effici für gemischte Projekttypen (Festpreis und Zeit und Material) geeignet?
Ja. Jedes Projekt kann unabhängig aufgesetzt werden. Zeit kann als abrechenbar für T&M-Arbeit erfasst werden, Festpreisprojekte nutzen Budgets und nicht abrechenbare Stunden — alles im selben System.